15 TIPS FÖR EN LYCKAD KONFERENS

Det är detaljerna som gör det.

Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens.

En konferens som både ger givande möten och tid att umgås.

Kort sagt: en kombination av nytta och nöje!

Här har vi samlat 15 tips på vägen.

1. Planera i god tid

Den lyckade konferensen kräver eftertanke med omsorg om detaljerna. Att starta i god tid ger goda förutsättningar att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta

2. Välj rätt lokal och anläggning

Se till att välja anläggning och möteslokaler utefter den konferens du vill anordna och dess syfte. Är en målsättning att arbetslaget ska bli mer sammansvetsat, så är det till en stor fördel att hålla konferensen på en ö.

Att hålla konferens på en mindre och charmig anläggning med distans från stadspulsen och andra distraktioner, skapar bättre sammanhållning.

En annan fördel kan vara att förlägga konferensen i början av veckan. Dels är det generellt inte lika stort tryck på bokningar då, och dels kommer deltagarna laddade med ny energi från en ledig helg och ni kan tillsammans komma fram till konkreta beslut att implementera direkt i verksamheten.

Att vara ute i god tid är också viktigt då attraktiva anläggningar snabbt bokas – så se till att göra detta tidigt. Ju tidigare, desto bättre.

3. Gör en effektiv & hållbar resplan

Tåg, flyg, samåkning eller chartrad buss? Spara både tid och pengar genom att samordna en effektiv resplan för alla deltagare.

4. Tänk på allergikerna

Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla gärna med personalen på plats, så att inga önskemål har glömts bort.

5. Mjukstarta i tid

Se till att alla är på plats i god tid. Att varva ner med en kopp kaffe eller en god frukost innan ni börjar, ger en mjukstart som medför att deltagarna får mer energi.

6. Var tydlig med agendan - Och håll den!

Meddela redan vid konferensens början vilken agenda som gäller. När är det mejlpaus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

7. Ta regelbundna pauser

Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska åka hem slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.

8. Varva nytta med nöje

Var sak har sin tid och det ena främjar det andra. Var lite kreativ och planera in roliga övningar och aktiviteter för att engagera och överraska dina deltagare.

9. Fyll på med rätt energi

Under en konferens kan det vara lång tid mellan måltiderna. Däremot brukar det inte saknas godsaker. Men wienerbröd och karameller är inte alltid den optimala energikicken.

Planera in pauser med jämna mellanrum under dagen och se till att det finns ett bra utbud av nyttigare alternativ som frukt, energishots eller smörgåsar. Då brukar deltagarna orka mer – och längre.

En bra idé är att planera för tillräckligt långa pauser som uppmuntrar deltagarna till någon form av rörelse. Eller varför inte planera in någon gemensam övning som aktiverar hela gruppen?

10. Använd hjälpmedel rätt

Tala till alla sinnen och använd de tekniska hjälpmedlen som finns: film, storbild och Powerpoint. Men gör det på ett måttfullt sätt och bara som stöd till det talade ordet. Mindre text och färre bilder är en god tumregel.

11. Ordna en aktivitet eller överraskning

Alla behöver något att se fram emot. Planera en aktivitet som kan vara allt från utmanande till avkopplande eller rolig. Helt enkelt något som stärker sammanhållningen och skapar gemensamma minnen.

12. Utnyttja platsens möjligheter

Passa på att göra annorlunda saker än ”hemma” på den egna arbetsplatsen.

Som exempelvis en härlig promenad längs Vätterns strand, gemensam middag, någon sportaktivitet eller annan gruppaktivitet som anläggningen i fråga har att erbjuda.

13. Ge tid mellan mötet och middagen

Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner: kanske ta en promenad eller vila på rummet före middagen. Dessutom vill många byta om och hinna ringa hem. Ge tid och utrymme för detta, så kommer pigga deltagare till middagen.

14. Dokumentera

Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade

15. Följ upp

Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans med en minnesvärd bild från konferensen.