15 TIPS FÖR EN LYCKAD KONFERENS
Det är detaljerna som gör det.
Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens.
En konferens som både ger givande möten och tid att umgås.
Kort sagt: en kombination av nytta och nöje!
Här har vi samlat 15 tips på vägen.
Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens.
En konferens som både ger givande möten och tid att umgås.
Kort sagt: en kombination av nytta och nöje!
Här har vi samlat 15 tips på vägen.
1. Planera i god tid
Den lyckade konferensen kräver eftertanke med omsorg
om detaljerna. Att starta i god tid ger goda förutsättningar
att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta
2. Välj rätt lokal och anläggning
Se till att välja anläggning och möteslokaler utefter den konferens du vill anordna och dess syfte. Är en målsättning att arbetslaget ska bli mer sammansvetsat, så är det till en stor fördel att hålla konferensen på en ö.
Att hålla konferens på en mindre och charmig anläggning med distans från stadspulsen och andra distraktioner, skapar bättre sammanhållning.
En annan fördel kan vara att förlägga konferensen i början av veckan. Dels är det generellt inte lika stort tryck på bokningar då, och dels kommer deltagarna laddade med ny energi från en ledig helg och ni kan tillsammans komma fram till konkreta beslut att implementera direkt i verksamheten.
Att vara ute i god tid är också viktigt då attraktiva anläggningar snabbt bokas – så se till att göra detta tidigt. Ju tidigare, desto bättre.
3. Gör en effektiv & hållbar resplan
Tåg, flyg, samåkning eller chartrad buss?
Spara både tid och pengar genom att samordna
en effektiv resplan för alla deltagare.
4. Tänk på allergikerna
Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla gärna
med personalen på plats, så att inga önskemål har glömts bort.
5. Mjukstarta i tid
Se till att alla är på plats
i god tid. Att varva ner med
en kopp kaffe eller en god frukost innan ni börjar,
ger en mjukstart som
medför att deltagarna får mer energi.
6. Var tydlig med agendan - Och håll den!
Meddela redan vid konferensens
början vilken agenda som gäller.
När är det mejlpaus, fika, lunch
och middag? Håll sedan detta.
Då slipper deltagarna undra och
kan koncentrera sig på själva mötet.
7. Ta regelbundna pauser
Ett alltför späckat schema får motsatt
verkan. Inte är det meningen att
deltagarna ska åka hem slutkörda?
Ta regelbundna pauser med
bensträckare, om så bara
femminuterspass, mellan varven.
8. Varva nytta med nöje
Var sak har sin tid och det
ena främjar det andra. Var lite
kreativ och planera in roliga
övningar och aktiviteter för
att engagera och överraska
dina deltagare.
9. Fyll på med rätt energi
Under en konferens kan det vara
lång tid mellan måltiderna.
Däremot brukar det inte
saknas godsaker. Men
wienerbröd och karameller
är inte alltid den optimala
energikicken.
Planera in pauser med jämna mellanrum under dagen och se till att det finns ett bra utbud av nyttigare alternativ som frukt, energishots eller smörgåsar. Då brukar deltagarna orka mer – och längre.
En bra idé är att planera för tillräckligt långa pauser som uppmuntrar deltagarna till någon form av rörelse. Eller varför inte planera in någon gemensam övning som aktiverar hela gruppen?
10. Använd hjälpmedel rätt
Tala till alla sinnen och använd de
tekniska hjälpmedlen som finns: film,
storbild och Powerpoint. Men gör det på
ett måttfullt sätt och bara som stöd till
det talade ordet. Mindre text och färre
bilder är en god tumregel.
11. Ordna en aktivitet eller överraskning
Alla behöver något att se fram emot. Planera en aktivitet
som kan vara allt från utmanande till avkopplande eller
rolig. Helt enkelt något som stärker sammanhållningen
och skapar gemensamma minnen.
12. Utnyttja platsens möjligheter
Passa på att göra annorlunda saker än
”hemma” på den egna arbetsplatsen.
Som exempelvis en härlig promenad längs Vätterns strand, gemensam middag, någon sportaktivitet eller annan gruppaktivitet som anläggningen i fråga har att erbjuda.
13. Ge tid mellan mötet och middagen
Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner: kanske ta
en promenad eller vila på rummet före middagen. Dessutom vill
många byta om och hinna ringa hem. Ge tid och utrymme för
detta, så kommer pigga deltagare till middagen.
14. Dokumentera
Genom att fotografera bevarar ni era minnen.
Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde
er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade
15. Följ upp
Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft.
Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan
ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas.
Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans
med en minnesvärd bild från konferensen.