WHK_transparent.png

ALLMÄNNA VILLKOR GRUPP- & KONFERENS

1. DEFINITIONER

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

2. BESTÄLLNING

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

3. SÄRSKILDA ÖNSKEMÅL VID BESTÄLLNING

Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex specialkost m.m. ska det framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

4. VÄRDEFULL EGENDOM

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

5. AVBESTÄLLNING

5.1 VID BESTÄLLNING AV GRUPPER MED FLER ÄN 50 RUMSNÄTTER

- Fram tills 12 veckor innan genomförandet är det kostnadsfritt att avbeställa.

- Vid avbeställning senare än 12 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 25% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 75%.

 

- Vid avbeställning senare än 8 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 50% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 50%.

 

- Vid avbeställning senare än 4 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 75% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 25%.

 

- Vid avbeställning senare än 2 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 100% av det bekräftade beställningsvärdet.

5.2 VID BESTÄLLNING AV GRUPPER MED 26-49 RUMSNÄTTER

- Fram tills 8 veckor innan genomförandet är det kostnadsfritt att avbeställa.

- Vid avbeställning senare än 8 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 50% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 50%.

 

- Vid avbeställning senare än 4 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 75% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 25%.

 

- Vid avbeställning senare än 2 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 100% av det bekräftade beställningsvärdet.

5.3 VID BESTÄLLNING AV GRUPPER MED FÄRRE ÄN 26 RUMSNÄTTER

- Fram tills 4 veckor innan genomförandet är det kostnadsfritt att avbeställa.

- Vid avbeställning senare än 4 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 75% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 25%.

 

- Vid avbeställning senare än 2 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 100% av det bekräftade beställningsvärdet.

5.4 BESTÄLLNING AV DAGKONFERENS

- Fram tills 4 veckor innan genomförandet är det kostnadsfritt att avbeställa.

- Vid avbeställning senare än 4 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 75% av det bekräftade beställningsvärdet, dvs det går bra att avbeställa till ett värde av 25%.

 

- Vid avbeställning senare än 2 veckor före arrangemangets start ska hotellet ersättas med 100% av det bekräftade beställningsvärdet.

6. BETALNING

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 21 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering kan tillkomma en faktureringsavgift.

7. RESERVATION FÖR PRISÄNDRINGAR

Om leverantören vill reservera sig för prishöjningar ska leverantören tydligt ange detta i sin skriftliga bekräftelse av mottagandet av beställningen. Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.

8. FORCE MAJEURE

Pandemi, strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

9. ANSVAR FÖR EGENDOM/VÅLLANDE AV SKADA

Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

10. TVISTER

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.

11. BOKNING GENOM FÖRMEDLARE

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.